A Microsoft 365 – korábbi nevén Office 365 – az egyik legnépszerűbb és leghatékonyabb eszköz az üzleti termelékenység, az együttműködés és a produktivitás növelésére. Az Office-alkalmazásokat (Word, Excel és PowerPoint) sokan ismerik, úgy mint az üzleti e-mail szolgáltatást, az Outlookot is, azonban a legtöbb felhasználó nincs teljesen tisztában a termékek igazi képességeivel – amelyekkel akár időt, pénzt és erőfeszítést is megtakaríthat magának.
Az Office-alkalmazásokon kívül a Microsoft számos további terméket is kínál, amelyek nagyban elősegíthetik a folyamatok egyszerűsítését a vállalkozásodon belül.
Hallottál már a Bookings időpontfoglalóról vagy a Forms űrlapkészítőről? Tudod, hogy ezek milyen mértékben javíthatják vállalkozásod hatékonyságát? Ha Microsoft 365-felhasználó vagy, akkor mindenképpen érdemes megbizonyosodnod arról, hogyan tudod még jobban kihasználni az M365 által kínált szolgáltatások lehetőségeit.
Blogcikkünk első részében bemutatunk 6 rendkívül hasznos funkciót, amelyet eddig esetleg nem ismertél.
1. Szerkessz PDF-fájlt a Word-ben!
Előfordult már, hogy egy dokumentumot Word-ben kellett szerkesztened, de csak a véglegesített PDF-hez fértél hozzá?
Mindannyian időt vesztegetünk azzal, ha az interneten keressük a „legjobb PDF–Word konvertereket”, anélkül, hogy észrevennénk: a megoldás itt van a kezünkben, és olyan egyszerű, mint egy új dokumentum megnyitása.
A PDF-fájl Word-dokumentummá konvertálásához lépj a Fájl > Megnyitás lehetőségre, majd a ”Válassza ki a PDF-fájlt a számítógépről” menüpontra. Miután elvégezted ezeket a lépéseket, az alábbi üzenet jelenik meg: „kattintson az OK gombra a befejezéshez”.
2. Használj Microsoft Stream-et a videók egyszerűbb kezeléséhez!
A videók hatalmas tárhelyet foglalhatnak el, és méretük miatt gyakran nehéz elküldeni vagy megosztani őket másokkal.
A Microsoft 365 azonban rendelkezik egy olyan funkcióval, amely képes megoldani ezt a problémát, hiszen lehetővé teszi a videók tárolását, megtekintését és megosztását a felhőn keresztül, így bármikor, bármilyen eszközről elérhetővé válnak – feltéve, hogy az eszköz csatlakozik az internethez.
A Stream extra lehetőségként kínálja a beszéd szöveggé alakítását és az automatikusan generált feliratozási funkciókat is, hogy a videók könnyen érthetőek és mindenki számára elérhetőek legyenek.
Ha egy helyen tárolod a webinárok, képzések videóit és a csapatmegbeszélések felvételeit, elősegítheted a kollégák fejlődését is!
3. Taggeld be kollégáidat, hogy jobban felkeltsd a figyelmüket!
Szeretnéd biztosítani, hogy kollégáid még véletlenül se hagyjanak ki egy-egy e-mailt? Vagy csupán szeretnéd zavartalanul kiosztani a feladatokat csapatod tagjainak?
Említsd meg őket egy e-mail szövegében a Microsoft Outlook segítségével.
Az említések nagyon hasonló módon működnek, mint a Facebook-címkézés. Ha szeretnéd megemlíteni a kollégád egy e-mailben, így teheted meg:
- Írj be a @ jelet, majd kezdd el begépelni a megemlíteni kívánt munkatárs nevét.
- A neve automatikusan hozzáadódik az e-mail „Címzett” sorához, ha még nincs a címzettek között.
- A neve ki lesz emelve az e-mail szövegében – így a számukra releváns szövegrész azonnal egyértelművé válik.
- Amikor megkapja az e-mailt, a @ szimbólumot fogja látni az üzenetlistában, így tudni fogja, hogy név szerint említik.
- Az Outlook beérkezett üzeneteit említések alapján is szűrheted, így könnyen megtalálhatod a számodra fontos és releváns e-maileket.
Szeretnéd, hogy az eddiginél még gyorsabban és pontosabban végezzék el munkavállalóitok a kitűzött feladatokat?
4. Tarts élő előadásokat, több mint 60 nyelven!
Mostantól „élőbe léphetsz” a Microsoft PowerPoint segítségével, ami azt jelenti, hogy valós időben tarthatsz prezentációkat az embereknek szerte a világon.
Az élő adás elindításához lépj a Diavetítés > Online prezentálás menüpontra. Ez létrehoz egy QR-kódot, amellyel a közönség elérheti a prezentációt az eszközödön. Az élő PowerPoint-prezentációk valós idejű feliratokat is generálhatnak, sőt le is fordíthatják ezeket több mint 60 különböző nyelvre, amely lehetővé teszi a globális prezentációt, nyelvi akadályok nélkül.
5. Kérd fel kollégáidat az együttműködésre!
Ha egy csoportos projekten dolgozol, nehéz nyomon követni ugyanazon dokumentum különböző verzióit, amelyek szerkesztés közben jönnek létre. A javított verziók oda-vissza küldése rendkívül zavaró lehet, és nehéz elkerülni, hogy tévedésből ne egy dokumentum rossz verzióját véglegesítsd véletlenül!
A Microsoft 365 valós idejű együttműködési funkciója választ ad erre a problémára, hiszen lehetővé teszi a kollégák számára, hogy egyidejűleg Wordben, PowerPointban és Excelben is együtt szerkeszthessenek és dolgozzanak a különböző eszközök használatával.
A dokumentumot csak el kell menteni a OneDrive vagy a SharePoint, a Microsoft 365 felhőalapú adattároló alkalmazásaiba. Ha több felhasználóval kezded el a szerkesztést, minden szerkesztés kiemelhető és elnevezhető, így pontosan láthatod, ki mit változtatott. Egy dokumentumon való együttműködéshez egyszerűen kattints a „Megosztás” gombra a jobb felső sarokban, és hívj meg egy felhasználót az együttműködésre.
6. Készíts felméréseket, szavazásokat és kvízeket gyorsan és egyszerűen!
Ha gyors és egyszerű módot keresel a munkavállalói vagy a vásárlói visszajelzések megszerzésére, a Microsoft Forms egy kiváló eszköz a kezedben.
A Forms segítségével gyorsan és egyszerűen készíthetsz felméréseket, szavazásokat, illetve kvízeket. Szinte bármilyen webböngészővel vagy mobileszközzel meghívhatsz másokat, hogy válaszoljanak, miközben a valós idejű eredményeket látod az elküldésükkor, és a beépített elemzőszoftver segítségével értékelheted is a válaszokat. Az eredményeket ezután a Microsoft Excel programba is exportálhatod a részletesebb adatelemzés és -értelmezés érdekében.
